Últimamente el término “Appointment Setter” está muy de moda, en esta guía completa te contaremos qué es un Appointment Setter, sus funciones, diferencia con un SDR, tipos de reuniones, si vale la pena tercerizar este rol y mucho más.
Qué es un Appointment Setter
Un Appointment Setter es un rol relativamente nuevo en el mundo de las ventas. Su trabajo consiste en nutrir de nuevas oportunidades para el equipo comercial y suelen ser el primer punto de contacto entre la empresa y un potencial cliente.
Básicamente se refiere a un rol estratégico que busca generar y calificar leads para impulsar el crecimiento de la empresa.
En resumen, un Appointment Setter desempeña un papel crucial en el proceso de ventas al identificar y desarrollar prospectos para convertirlos en clientes potenciales.
Funciones de un Appointment Setter
El Appointment Setter se encargará de analizar si el cliente tiene una necesidad que nuestro producto soluciona.
Para llegar a este objetivo es importante que el Appointment Setter tenga visión de negocios y sepa explicar al prospecto que existe un problema/desafío (pain en inglés) que si lo resuelve puede hacer crecer a su negocio.
El Appointment Setter no debería encargarse de entender si la empresa es fit o no. Eso ya lo hicimos previamente cuando definimos a qué tipo de empresas y cargos vamos a contactar.
Acá no es necesario que el Appointment Setter conozca en profundidad la solución que ofrecemos (eso sería un plus), ya que el prospecto posiblemente no esté pensando en cómo resolver el problema que tiene al momento de llamarlo. Si es importante que entienda muy bien el negocio de los clientes.
En resumen, un Appointment Setter se encarga de contactar potenciales clientes los cuales ya calificamos previamente definiendo nuestro nicho / ICP (Perfil Ideal de Cliente), con el objetivo de agendar una reunión con el equipo comercial.
Diferencia entre Appointment Setter y SDR
Básicamente un SDR y un Appointment Setter son lo mismo, se encargan de buscar oportunidades comerciales y/o reuniones con potenciales clientes. La única diferencia es que un SDR cuenta con 2 categorías, Inbound y Outbound. Mientras que el Appointment Setter no tiene categorías
Diferencia entre Appointment Setter y BDR
- Los Appointment Setters se relacionan principalmente con el departamento de marketing, puesto que se encargan de tomar los contactos y transformarlos en oportunidades de venta directa.
- El BDR realiza un proceso más complejo, donde se desarrolla mayor interacción con el cliente, con el fin de optimizar y fidelizar las relaciones.
Especialización dentro del rol de un Appointment Setter
¿Qué tipo de Reuniones Agenda un Appointment Setter Outbound?
Hay dos tipos de reuniones que puede agendar el Appointment Setter al vendedor.
- Reunión Introductoria: Esta call es más exploratoria. Aquí el prospecto manifestó un interés en conocer nuestra solución y esta reunión sirve para profundizar. El vendedor definirá si es una oportunidad calificada.
- Reunión Calificada: Aquí el Appointment Setter además de despertar el interés, se asegura que la oportunidad esté calificada con algunos criterios que se pueden descubrir en la llamada (ej. fecha de fin de contrato con otro proveedor, tiempos, presupuesto, etc).
¿Debería un Appointment Setter agendar reuniones introductorias o calificadas?
Depende de la maduración del mercado. Si ofrecemos una solución completamente nueva, puede ser contraproducente calificar la oportunidad en una llamada de 10 minutos donde el prospecto no ve todo el valor de nuestra solución. Por lo que la reunión introductoria es lo mejor.
Ahora si trabajamos en un mercado donde la competencia es alta y nuestros prospectos conocen muy bien el tipo de solución que ofrecemos y el valor que agregamos, puede ser productivo que el Appointment Setter aproveche el llamado para hacer unas preguntas y definir si le ofrece o no una reunión al prospecto.
Vale la pena externalizar o tercerizar Appointment Setters?
Considerar la externalización de Appointment Setter para ventas puede ser beneficioso en ciertos casos, pero enfrenta desafíos. La noción de que solo necesitas encontrar a alguien dispuesto a pagar es irreal.
Contratar y capacitar a personal, ya sea un asistente ejecutivo o un equipo de ventas, lleva tiempo y esfuerzo.
La externalización puede ser una opción para ejecutivos con limitaciones de energía o con gran presupuesto, pero si tienes el deseo y recursos, contratar y entrenar internamente es generalmente más efectivo.
Ambas opciones requieren meses de esfuerzo para obtener resultados de calidad, sin atajos conocidos.
Qué herramientas utiliza un Appointment Setter
Son varias las herramientas que puede utilizar un Appointment Setter. La recomendación siempre es: antes de escalar con herramientas, validar que el proyecto funcione en baja escala.
Un error muy frecuente es comenzar a utilizar automatizaciones sin antes validar que el mensaje resuene en los prospectos. O que incluso se utilicen direcciones de correo para el envío que no son válidas.
Existen varias categorías de Herramientas de Prospección:
- De obtención de datos: Estas herramientas ayudan a generar bases de Datos.
Apollo es una herramienta muy utilizada en LATAM y España para obtener estos datos. Permite filtrar potenciales empresas por tamaño, ingresos, tecnología utilizada o palabras clave en su sitio.
SalesQL es otra herramienta interesante para extraer correos de contactos en LinkedIn, a una relación precio/calidad muy buena.
Por último, Hunter te permite obtener correos de un dominio determinado o ayudarte a «adivinar» y luego validar los correos de las personas que busques en la organización. - De «Mail Warm» o «calentamiento de correos»: Estas herramientas son poco utilizadas. Sin embargo ayudan a preparar a nuestros servidores para enviar correos masivos. Imagínate que si un servidor pasa de enviar 100 correos por día, a enviar 10.000, los servidores interpretarán que se está enviando SPAM.
Las herramientas de Mail Warm lo que hacen es durante un período de tiempo enviar correos a casillas seguras, para que los servidores entiendan que el volumen está subiendo y el contenido es aceptado.
Existen varias herramientas, por ejemplo Reply.io sumó recientemente este tipo de herramientas a su suite de soluciones. Puedes verlo aquí - Herramientas de Envío de Secuencias: Una vez obtenidas las bases, validadas y con los servidores «calentados», es hora de contactar a los prospectos.
Las herramientas de envío de Secuencias te permiten enviar correos automatizados con un plazo de seguimiento estipulado para automatizar el proceso de contacto y seguimiento.
Cuando el prospecto responde, la secuencia se detiene. Mi recomendación es que en lo posible tu herramienta de secuencias te permita crear tareas manuales intermedias como llamar por teléfono, agregar al prospecto en LinkedIn, para que el prospecto nos vea en varios canales.
Apollo tiene su herramienta de secuencias que se integra muy bien con su módulo de obtención de datos. Reply.io también tiene esta funcionalidad junto con la automatización de LinkedIn. - Hay herramientas que cubren casi todos los aspectos de la prospección. Un ejemplo es Snov.io.
Si quieres conocer más sobre este tipo de herramientas, te recomiendo visitar este artículo: Herramientas de Prospección B2B y esta guía sobre Apollo
Cómo desarrollar un equipo de Appointment Setter
Lo mejor es validar el concepto primero, siendo los founders o un vendedor experimentado quien comience a llamar con el único objetivo de generar reuniones.
Una vez que se logra eso se puede dibujar el proceso y documentar los puntos principales como:
- Proceso
- Mensajes
- Medios de contacto
- Medición, etc.
Ahí se puede contratar a una persona (Aaron Ross recomienda dos part – time antes que una full time para que compitan).
En el siguiente fragmento, Aaron Ross explica diferentes estrategias para empezar tu equipo de Appointment Setters / SDRs
Post recomendado: Consejos para contratar SDRs
¿De qué se encarga un equipo de Appointment Setters?
A la hora de definir el rol del sdr es importante definir qué tareas hará un SDR y cuáles no. Algunas pueden ser:
- Que el equipo ejecutivo defina cuáles son las cuentas que se van a contactar y los mensajes iniciales (los Appointment Setters podrán luego hacer sugerencias en base a su experiencia, siempre que estas sugerencias sean medidas)
- Idealmente que exista un equipo de Data Research que entregará información de los prospectos al equipo de Appointment Setters.
- Que exista un SLA (Service Level Agreement) donde se defina de manera objetiva qué es un prospecto calificado. Es muy importante que la calificación de potencial o no se haga a través de un sistema objetivo y no quede a merced del Ejecutivo de Cuentas.
Con estas definiciones, el Appointment Setter sabe que su trabajo es contactar a los prospectos y generar las reuniones.
Una vez que el prospecto se presente a la reunión se quedan tranquilos de que su trabajo fue bien hecho.
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